Das Foto zeigt Sarah Winzer und Matthias Höhne (Projektmitarbeitende an der Hochschule Merseburg) auf dem Informationsstand des Zukunftszentrums Digitale Arbeit Sachsen-Anhalt bei der Langen Nacht der Forschung am 13.10.2022 an der Hochschule Merseburg.
Digitalisierung in der Baubranche
Das Zukunftszentrum Digitale Arbeit Sachsen-Anhalt der Hochschule Merseburg unterstützte die Einführung eines digitalen Tools in einem Unternehmen der Baubranche.
Herausforderungen
Kleine und mittelständische Bauunternehmen stehen in Ihrer internen Organisation vor vielfältigen Herausforderungen. Viele Gewerke müssen innerhalb diverser Bauprojekte und Einsatzorte koordiniert und auf einem aktuellem Datenstand gehalten werden. Unzählige Telefonate und das Gefühl der „stillen Post“ überwiegen in der internen Kommunikation. Es entstehen Informationsbrüche und Verbindlichkeiten können nicht oder nur sehr schlecht nachvollzogen werden. Um alle Akteure auf einen möglichst aktuellen Stand zu bringen, sind viele Meetings und Abstimmungen nötig.
Als zusätzliche Herausforderung zeigte sich die große demographische Spanne der Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Erfahrungen- und Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Hilfsmitteln.
Digitale Lösung
Um den Informationsfluss unter den Mitarbeitenden jederzeit zu gewährleisten, ist vom Zukunftszentrum die Einführung eines cloudbasierten KANBAN-Boards vorgeschlagen worden. Ein KANBAN-Board ermöglicht unter anderem das zeitgenaue Erfassen von Aufgaben, das Zuweisen von Verantwortlichkeiten, das Hinterlegen von Informationen und die Abbildung von Arbeitsständen.
Bei der Vorstellung der Möglichkeiten wurde darauf geachtet, eine anwenderfreundliche und niederschwellige Lösung zu finden, um diese allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen zu können.
Der Zugriff auf das Tool ist aufgrund der Besonderheit der Mitarbeitenden im Büro, als auch auf den Baustellen, über Browser sowie einer eigenen Applikation für Smartphones oder Tablets gegeben und ist auch offline für die Anwendung in internetschwachen Regionen nutzbar.
Wirkung
Durch die Einführung des Tools ist es nun möglich, Daten in Echtzeit zu allen Projekten im Unternehmen in Bezug auf den Stand, die Qualität und die Historie abzurufen. Es konnte so eine Steigerung der Transparenz und des Vertrauens in der Belegschaft erreicht werden.
Durch die entstandene Datenqualität sind zudem Urlaubs- und Krankheitsvertretung erleichtert worden, da projektbezogene Informationen schnell und einfach einsehbar sind.
Nachhaltigkeit
Um die Nachhaltigkeit des eingeführten Tools gewährleisten zu können, wurde die Projekteinführung durch das Zukunftszentrum moderiert und geleitet. Hierbei wurde insbesondere darauf geachtet, auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen, indem z.B. die Projektregeln durch die Belegschaft gemeinsam festgelegt wurden.
Das Projekt war auf 12 Wochen befristet und nach 6 Wochen wurde ein Midterm-Review mit allen Mitarbeitenden durchgeführt. Hier wurden die ersten gesammelten Erfahrungen untereinander ausgetauscht und über Anpassungen an den Projektregeln entschieden.
Nach weiteren 12 Wochen wurde eine Retrospektive zur Kontrolle der Projektziele in diesem Unternehmen durchgeführt. Im Anschluss wurde unter den Projektbeteiligten demokratisch über die Weiterführung abgestimmt. Es gab eine große Zustimmung und das digitale Tool wurde endgültig aus dem Projektgedanken gelöst und in die Unternehmensstrategie überführt.
Sarah Winzer und Matthias Höhne
Projektmitarbeitende an der Hochschule Merseburg
