Wer kennt sie nicht? Unangenehme Aufgaben, die man am liebsten einfach vergessen würde. Aber was dann? Möglicherweise sind diese Aufgaben wichtiger, als man zuerst ahnt und wenn man sie dann nicht erledigt, entstehen schnell zusätzliche Probleme.
Für diese Problematik haben wir eine Abhilfe geschaffen: das KI-Tool „(AI)t the frog“, welches wir drei Azubis (Iven, Jonas und Damian) von der MÜNSMEDIA GmbH dieses Jahr entwickelt haben, um unseren Kolleg*innen dabei zu helfen, alte und unliebsame Aufgaben effizient, zeitnah und vor allem überhaupt zu lösen. Nachdem wir also in unserem Unternehmen festgestellt haben, dass immer wieder alte, unliebsame und teilweise sogar wirklich wichtige Aufgaben vergessen oder aufgeschoben werden, war es an der Zeit, eine passende Lösung zu finden.
Methoden der Selbstorganisation wie „Eat the frog“ oder die „Eisenhower Matrix“ kannte unser Unternehmen bereits, doch es fehlte die aktive Anwendung. „Eat the frog“ beschreibt die direkte Erledigung unangenehmer Aufgaben, was zu einem entspannteren Arbeiten führt. Die „Eisenhower Matrix“ hingegen teilt Aufgaben nach Wichtigkeit & Dringlichkeit ein, um eine Schlussfolgerung für die Bearbeitung abzuleiten. Es wäre aber ziemlich umständlich, jede einzelne Kolleg*in manuell an diese Prinzipien zu erinnern. Zusätzlich haben einige Kolleg*innen in unserem Unternehmen einen riesigen Berg an Aufgaben, bei welchem man leicht den Überblick verlieren kann. Daher musste dieser Prozess automatisiert werden.
Aber wie soll das gehen? Die Antwort liegt in aller Munde: Künstliche Intelligenz! Sie wertet in diesem Prozess die Aufgaben aus, erstellt eine Zeitschätzung, fasst den Inhalt der Aufgabe zusammen und gibt dann nach den Prinzipien von „Eat the frog“ und der „Eisenhower Matrix“ passende Tipps, um diese Aufgabe zu lösen. Damit unsere Kolleg*innen auch motiviert sind, diese Aufgaben anzugehen, soll der Schreibstil entsprechend spielerisch gestaltet und mit passenden Emojis sowie einem Flachwitz am Ende ausgeschmückt werden. Diese fertig generierte Nachricht musste nun nur noch über eine Schnittstelle unseres Teamchats an die jeweilige Kolleg*in gesendet werden und fertig war auch schon unser Tool.
Doch ganz so einfach war das Ganze dann doch nicht. Auch wenn künstliche Intelligenz schon weit vorangeschritten ist, ist sie keineswegs perfekt. Vor allem, wenn es darum geht, konstante und qualitative Antworten zu geben. Auch die Zeitschätzung ist bis heute noch ziemlich ungenau, sie reicht aber dennoch aus, um eine grobe Ersteinschätzung der Aufgabe zu erhalten. Des Weiteren muss der Befehl (Prompt) für die KI so festgelegt werden, dass es möglichst keinen Interpretationsspielraum gibt. Außerdem muss die Ausgabe der KI zusätzlich im JSON-Format sein, damit sie weiter im Code verarbeitet werden kann. Abgesehen von den vielen technischen Herausforderungen musste unser Tool auch seine Anerkennung im Unternehmen finden. Der KI-Frosch sollte nicht zu aufdringlich oder nervig sein und keinesfalls Stress hervorrufen.
Nachdem wir diese ganzen Hürden überwunden hatten, war unser Tool nun tatsächlich bereit für den Einsatz. Und nach einem erfolgreichen Test stellten wir fest, dass unsere Kolleg*innen das 15-fache an alten Tickets bearbeitet haben. Somit wäre es möglich, unseren Rückstau an Aufgaben in weniger als einem halben Jahr aufzuholen.
Dann hörten wir von der Azubi4ID-Challenge hier im Bundesland. Dort hatten wir die Möglichkeit, unser Projekt ausführlich zu präsentieren und konnten mit diesem sogar den 1. Platz erreichen. Über diesen Erfolg haben wir uns sehr gefreut, er gab uns zusätzliche Motivation und Bestätigung, dass unsere innovative Lösung auf dem richtigen Weg ist.
Dank der Unterstützung unserer Kolleg*innen und der positiven Resonanz konnten wir zeigen, dass moderne Technologien und bewährte Methoden der Selbstorganisation erfolgreich kombiniert werden können. Unser Plan ist es, dieses Tool kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zum einen wollen wir unseren KI-Prompt optimieren, um noch qualitativere Antworten zu erhalten und zum anderen ist eine übersichtliche Web-Oberfläche zum Konfigurieren geplant. Wir sind stolz auf das, was wir bisher erreicht haben, und freuen uns darauf, unser Projekt weiter auszubauen und neue Meilensteine zu setzen.
Damian Peters, Iven Schlenther und Jonas Wiegand
Auszubildende bei der Magdeburger MÜNSMEDIA GmbH für den Beruf der Fachinformatiker*in
Mit ihrer Projektidee „AI(t) the frog“ gewannen sie den ersten Preis bei der Azubi4ID-Challenge 2023/2024. Der Wettbewerb wird vom Zukunftszentrum Digitale Arbeit Sachsen Anhalt in Kooperation mit den vier gewerblichen Kammern im Bundesland - Handwerkskammer Magdeburg, Handwerkskammer Halle (Saale), IHK Magdeburg und IHK Halle-Dessau - veranstaltet.
Ab September 2024 startet die Azubi4ID-Challenge 2024/2025 und wir freuen uns über viele tolle neue Ideen. Mehr dazu gibt es hier.